Gentile “Interessato” desideriamo di seguito fornirLe le informazioni di cui all’art. 13 “Regolamento UE 2016/679 del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al Trattamento dei Dati Personali, nonché alla libera circolazione di tali dati” (di seguito “GDPR”) in relazione al trattamento dei dati personali svolto per la gestione delle segnalazioni di violazioni ai sensi del D. Lgs. 10 marzo 2023, n. 24 (c.d. whistleblowing).

TITOLARE DEL TRATTAMENTO

“Titolare” del trattamento dei dati personali è DEIMOS SRL di via Cavassico Inferiore n. 1 – 32026 Borgo Valbelluna (BL). I dati forniti dal segnalante al momento della registrazione (ove effettuata) e nelle segnalazioni inviate saranno trattati secondo i principi di correttezza, liceità, trasparenza e di tutela della riservatezza e dei diritti di tutti gli interessati, nel rispetto della vigente normativa privacy e della disciplina del whistleblowing.

FINALITÀ DEL TRATTAMENTO DEI DATI E BASE GIURIDICA

I dati forniti dal segnalante vengono trattati da DEIMOS SRL al fine di ricevere e gestire le segnalazioni di violazioni presentate ai sensi del D. Lgs. 10 marzo 2023, n.24, di effettuare le necessarie attività istruttorie volte a verificare la fondatezza del fatto oggetto di segnalazione e di procedere all’adozione di tutti i conseguenti provvedimenti. Tali dati vengono acquisiti direttamente dal segnalante, il quale, nell’interesse dell’integrità della pubblica amministrazione, segnala condotte illecite delle quali sia venuto a conoscenza nell’ambito del contesto lavorativo. Il trattamento di dati comuni (dati identificativi del segnalante, dell’autore delle violazioni o di altre persone a vario titolo coinvolte nelle vicende segnalate) costituisce l’adempimento di un obbligo legale e l’esecuzione di un compito di interesse pubblico, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. c) ed e) del GDPR. Nel caso in cui vengano trattati dati appartenenti a categorie particolari, la base giuridica è rappresentata dall’art. 9.2, lett. b) e g) GDPR, in connessione con l’art. 2-sexies, comma 2, lett. dd), del D.Lgs. n. 196/2003. Per i dati personali relativi a condanne penali e misure di sicurezza, la base giuridica è rappresentata dall’art. 2-octies, comma 3, lett. a), del D.Lgs. n. 196/2003. I dati personali sono trattati sulla base del consenso espresso del segnalante ai fini della conoscibilità della segnalazione ove la stessa sia necessaria alla difesa dell’incolpato, anche nel procedimento disciplinare (art. 12, commi 2 e 5 del D.Lgs. n. 24/2023).

DATI TRATTATI e INTERESSATI

La piattaforma di segnalazione raccoglie esclusivamente i dati di registrazione del segnalante e quelli comunicati nelle segnalazioni. Tra i dati forniti dal segnalante volontariamente potranno essere acquisiti i seguenti dati personali: dati identificativi del segnalante (nome, indirizzo email, documento di riconoscimento), dati contenuti nella segnalazione. I dati personali identificativi del segnalante (e relativi al suo profilo) non sono direttamente visualizzabili nella segnalazione, nel rispetto di quanto previsto degli artt. 4 e 12 del D. Lgs. 24 del 2023, che prescrivono l’adozione di misure a tutela della riservatezza dell'identità del segnalante nelle attività di gestione della segnalazione. Possono essere trattati anche dati personali c.d. “particolari” (dati relativi a condizioni di salute, orientamento sessuale o appartenenza sindacale, di cui all’art. 9 del GDPR) e dati personali relativi a condanne penali e reati (di cui all’art. 10 del GDPR). I dati personali forniti nella segnalazione possono riferirsi al soggetto segnalante o alle persone fisiche cui si ascrive il presunto comportamento illecito oggetto della segnalazione e/o ulteriori persone fisiche comunque menzionate nella segnalazione o delle quali si possa evincere l’identità.

OBBLIGATORIETÀ DEL CONFERIMENTO DEI DATI

Il conferimento dei dati personali del segnalante sono necessari ai fini dell’applicazione al medesimo delle tutele previste D. Lgs. 10 marzo 2023, n. 24. È rimessa, invece, a ciascun segnalante la decisione circa quali ulteriori dati personali conferire.

MODALITÀ DI TRATTAMENTO DEI DATI

Il trattamento sarà effettuato con strumenti informatici e telematici con logiche di organizzazione ed elaborazione strettamente correlate alle finalità sopra indicate e comunque in modo da garantire la sicurezza, l'integrità e la riservatezza dei dati stessi nel rispetto delle misure organizzative, fisiche e logiche previste dalle disposizioni vigenti. La piattaforma di gestione delle segnalazioni in uso garantisce l’impiego di adeguate misure di sicurezza, organizzative e tecniche per tutelare le informazioni dalla loro conoscibilità, dall’alterazione, dalla distruzione, dalla perdita, dal furto o dall’utilizzo improprio o illegittimo. Si ricorda che i dati personali forniti dal segnalante nel form di registrazione (nominativo, indirizzo email e documento di riconoscimento) sono separati dalle segnalazioni e che l’associazione della Sua identità con la segnalazione può essere effettuata esclusivamente dal “Destinatario” preposto alla gestione delle segnalazioni.

DESTINATARI DEI DATI

I Dati sono trattati dal “Destinatario” nominato da DEIMOS SRL e, se del caso, da personale interno appartenente al gruppo di lavoro del “Destinatario” a ciò appositamente autorizzato. I Dati, protetti da idonee misure di cifratura, sono trattati inoltre da parte della Società Feinar SRL, appositamente designata quale Responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR, la quale, attraverso dei subresponsabili approvati dal Titolare al trattamento, provvede a espletare il servizio di gestione informatica della Piattaforma di segnalazione e a gestire le segnalazioni per tramite del Destinatario. La Società non trasferisce i Dati a soggetti terzi diversi da quelli sopra indicati, né diffusi o trasferiti in Paesi non appartenenti all’Unione Europea. Al trasferimento di Dati fuori dallo Spazio Economico Europeo non può provvedere nemmeno il Responsabile del trattamento. I Dati potranno essere comunicati alle Autorità competenti in presenza di violazioni delle normative applicabili. Sono destinatari dei dati raccolti a seguito della segnalazione, se del caso, l’Autorità Giudiziaria, la Corte dei Conti e l’A.N.A.C., che opereranno ciascuno nell’ambito delle rispettive competenze, in qualità di Titolari autonomi del trattamento. I dati personali, inoltre, potranno essere comunicati ai soggetti segnalati, solo in caso di consenso espresso del segnalante, nelle ipotesi previste dal D. Lgs. n. 24/2023. In particolare, nell’ambito dei procedimenti disciplinari, l’identità del segnalante potrà essere rivelata laddove concorrano, insieme, i seguenti tre presupposti:

• che la contestazione si fondi, in tutto o in parte, sulla segnalazione,
• che la conoscenza dell’identità del segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato e che
• il segnalante abbia espresso un apposito consenso alla rivelazione della propria identità.

PERIODO DI CONSERVAZIONE

I dati personali raccolti per le finalità di cui sopra saranno conservati presso il Titolare del trattamento per il tempo strettamente necessario al perseguimento delle finalità sopra dichiarate, secondo quanto disposto dall’art.5 GDPR, ovvero all’accertamento della fondatezza della segnalazione e, comunque, non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione secondo il dettato dell’art. 14 del D.lgs. n. 24/2023. Nel caso di avvio di procedimenti (civili, penali e/o disciplinari) conseguenti alla segnalazione, i dati personali raccolti vengono conservati sino alla completa definizione degli stessi.

DIRITTI DEL SEGNALANTE INTERESSATO

Ai sensi degli artt. da 15 e seguenti del GDPR, ferme eventuali limitazioni derivanti da disposizioni cogenti e in particolare dalle previsioni di cui all’art. 2-undecies D.Lgs.196/03, Le sono riconosciuti alcuni diritti:

• il diritto di conoscere se il Titolare ha in corso trattamenti di dati personali che la riguardano e, in tal caso, di avere accesso ai dati oggetto del trattamento e a tutte le informazioni a questo relative;
• il diritto alla rettifica dei dati personali inesatti che La riguardano e/o all’integrazione di quelli incompleti;
• il diritto alla cancellazione dei dati personali che La riguardano;
• il diritto alla limitazione del trattamento;
• il diritto di opporsi al trattamento;
• il diritto alla portabilità dei dati personali che La riguardano.

In ogni caso, Lei ha anche il diritto di presentare un formale Reclamo all’Autorità garante per la protezione dei dati personali, secondo le modalità reperibili presso il sito del Garante stesso, ed eventualmente adire l’Autorità giudiziaria.

CONTATTI

Il “Titolare” del trattamento dati è DEIMOS SRL di via Cavassico Inferiore n. 1 – 32026 Borgo Valbelluna (BL)